Crecer de la mano de la tecnología: ERP en startups y PYMES

Por definición, un ERP es una herramienta de negocios que articula de manera holística los procesos de la organización. Utiliza un acercamiento modular definiendo cada aspecto de la organización en términos de registro de la información documentada necesaria para llevarlos a cabo. Su importancia radica en la unificación: es decir, la tecnología no está segmentada sino que mediante una herramienta centralizada puede monitorearse todos los aspectos de la organización en tiempo real.

La utilidad de los ERP radica en la posibilidad de llevar a cabo todo el ciclo PHVA de un proceso de manera estandarizada. Su uso se ha ampliado en las categorías comerciales, pero es importante saber que puede ser utilizado a cualquier nivel de la organización. A continuación, les brindamos algunos ejemplos:

Organizar toda la cadena de producción y suministro

Uno de los grandes avances de la tecnología ha sido la posibilidad de controlar activamente los puntos críticos de la cadena de producción y suministro. Esto permite minimizar los errores al tener información disponible para todo el proceso desde las fases de recepción hasta la liberación de un producto, entrega, despacho y/o dispensación del mismo. Poder garantizar la trazabilidad en pasos como el pesaje o el control de la temperatura o de las condiciones de almacenamiento y producción garantizan que la toma de decisiones sea más simple y automatizada. Incluso la cadena de producción puede comenzar automáticamente al articular el inventario y los pedidos de sus clientes, así podrá ahorrar tiempos muertos y garantizar la permanencia de su inventario.

Captar, fidelizar y mantener a sus clientes y usuarios

Las estrategias de Gerencia del Relacionamiento con el Cliente o CRM como se conoce en inglés, han sido fundamentales en el crecimiento de los emprendimientos y su consolidación como empresas. Es por esto que muchos hacen mano de herramientas que permitan generar los tradicionalmente denominados "Viajes del Cliente" que estructuran el paso a paso desde que se identifica un potencial objetivo comercial hasta que se vuelve un cliente recurrente de la compañía.

Articular el software de una empresa para que permita automatizar este proceso es crucial, pero también monitorear recurrentemente las necesidades y solicitudes de los clientes permite hacer estrategias de planeación mas efectivas para mantenerlos y para garantizar una mayor reputación en el mercado.

Coordinar y articular las necesidades en calidad de la empresa

¿Qué sería de la calidad sin los registros? La calidad no es algo que las organizaciones deban tomar muy a la ligera, en especial cuando existen criterios de cumplimiento para Buenas Prácticas o para la elaboración/liberación de productos. Los ERP se vuelven importantes en esta parte de los procesos para facilitar la generación de información documentada en los aspectos críticos, así como soportar las auditorías y el manejo centralizado de la información disponible. Además, al existir la información centralizada en una sola fuente, se facilita la generación de indicadores en tiempo real y el monitoreo mediante cuadros de mando.

 

Manejar eficientemente el personal

Gestionar el personal es una necesidad de toda organización, a tal nivel que existen secciones de ERP denominadas HRM. Los ERP pueden ayudar a organizar, almacenar y mantener la información de su nómina y contratistas; sus hojas de vida, ausencias e incapacidades, permisos, vacaciones, pagos, préstamos, certificados, entre otros. Es muy frecuente que las organizaciones lleven esta información en Excel, con las consecuencias del versionado o de la pérdida de información que pueda ocurrir con estos archivos. 

En conclusión...

Un ERP es una herramienta tecnológica importante para que una organización funcione de manera muy eficiente. Si un emprendimiento o una empresa contempla un escenario donde sus procesos sean grandes y robustos, es importante contar con la tecnología, pues puede impactar positivamente diferentes escenarios de la organización.

En futuras entregas de este blog, estaremos tratando algunas situaciones importantes que nos pueden ayudar a tomar la decisión de "¿Por dónde empezar?", así como prácticas con ERP que puedan afectar el funcionamiento de su organización, y herramientas para escoger un ERP efectivo para sus procesos.

 

 

Alvaro León Torres

Farmacéutico y emprendedor. Ha trabajado en diferentes áreas del sector farmacéutico, tanto asistencial como industrial. Actualmente es el CEO de Pharmaceutical Experts. Como hobby es desarrollador de software. Vive con pasión por lo que hace.